Mi capita spesso di ricevere una telefonata che comincia sempre allo stesso modo: "vogliamo cambiare amministratore ma non sappiamo da dove si comincia". A volte è un condomino solo, stanco di aspettare risposte che non arrivano. Altre volte è un piccolo gruppo che si è già confrontato in cortile e ha deciso che basta così. In ogni caso, dietro la domanda su come cambiare amministratore di condominio c'è quasi sempre la stessa paura: che sia complicato, lungo, o che l'amministratore attuale possa in qualche modo impedirlo.
Non è così. Provo a spiegare come funziona davvero, passo per passo, comprese le parti dove di solito si litiga. Alla fine capirete perché il vero ostacolo non è la legge, ma trovare abbastanza condomini d'accordo nello stesso momento.
Si può, in ogni momento
La buona notizia è semplice: si può, e non serve un pretesto. L'articolo 1129 del codice civile, al comma 11, dice che l'assemblea può revocare l'amministratore in ogni tempo. In qualunque momento, anche nel primo anno di mandato. Non deve dimostrare una colpa, un errore, un'irregolarità. Basta la volontà della maggioranza giusta.
Molti pensano che serva aspettare la scadenza naturale, o trovare un motivo grave da mettere a verbale. Non è così. L'incarico dura un anno e si rinnova per un altro se nessuno si muove, ma questo non lo rende intoccabile prima della scadenza. Significa solo che, in mancanza di una decisione contraria, prosegue da solo.
Il momento più comodo per cambiare resta comunque l'assemblea che approva il rendiconto. È lì che si discute il lavoro dell'anno appena chiuso, ed è lì che, con un punto in più all'ordine del giorno, si può anche deliberare la nomina del nuovo amministratore. Non serve convocare un'assemblea apposita, anche se si può fare pure quella.
C'è chi mi chiede se conviene comunque temporeggiare, per non sembrare troppo aggressivi verso l'amministratore uscente. È una preoccupazione legittima, ma non c'è nessun obbligo di attendere. Se il rapporto di fiducia si è rotto, aspettare mesi in più significa solo lasciare che qualcun altro continui a gestire soldi e documenti che non vi convincono più.
Come cambiare amministratore di condominio: la procedura
Il percorso è sempre lo stesso, con poche varianti.
Si parte dalla convocazione. Il diritto di convocare spetta di norma all'amministratore in carica, ma l'avviso deve arrivare a tutti almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione, tramite raccomandata, PEC, fax o consegna a mano, purché resti traccia.
Nell'ordine del giorno vanno scritti con chiarezza i due punti: revoca dell'amministratore in carica e nomina del nuovo. Non basta un generico "varie ed eventuali". Se un punto non è scritto nell'ordine del giorno, l'assemblea non può deliberarci sopra validamente, e chi vuole impugnare il verbale ha buon gioco.
Si vota: prima la revoca, poi la nomina. Sono due delibere distinte, anche se in pratica si votano nella stessa seduta. Tutto finisce a verbale, con i nomi di chi ha votato a favore, contro o si è astenuto, e i millesimi che ciascuno rappresenta.
Da quel momento il nuovo amministratore è nominato, ma diventa operativo solo quando accetta l'incarico, di norma nella stessa seduta. Il segretario che verbalizza deve badare a trascrivere i numeri con precisione: se in seguito qualcuno contesta la delibera davanti a un giudice, quei numeri sono la prima cosa che verrà controllata.
Le maggioranze: il vero ostacolo
Qui si concentra la difficoltà pratica, perché il codice non chiede una maggioranza qualsiasi.
Nomina e revoca si votano con la maggioranza indicata dal secondo comma dell'articolo 1136 del codice civile. Sono due condizioni insieme, e vanno soddisfatte tutte e due. La prima: devono votare a favore più della metà dei condomini presenti in sala, contati per teste. La seconda: quei voti favorevoli, sommati, devono rappresentare almeno la metà del valore dell'edificio, cioè 500 millesimi su 1000.
Un esempio. Il condominio ha venti condomini. All'assemblea se ne presentano dodici, che insieme valgono 600 millesimi. Per revocare e nominare servono almeno sette voti favorevoli, perché sette è la maggioranza dei dodici intervenuti. E quei sette devono valere insieme almeno 500 millesimi. Sette voti che ne rappresentano 430 non bastano, così come non bastano cinque voti che ne rappresentano 520.
I 500 millesimi si contano sempre sull'intero edificio, mai sui presenti. Questo vale anche in seconda convocazione, ed è qui che molte assemblee si arenano: per le delibere ordinarie la seconda convocazione abbassa il quorum, per nomina e revoca dell'amministratore no. Se in sala sono rappresentati solo 400 millesimi, anche votando tutti d'accordo la delibera non passa. Bisogna aggiornare l'assemblea e riprovare con più adesioni.
In pratica, prima di convocare, conviene fare un giro di telefonate. Capire chi è d'accordo, chi è contrario e chi non si è mai fatto un'opinione, e farsi un'idea di quanti millesimi si riescono a portare in sala o tramite delega. Presentarsi in assemblea sperando che la maggioranza si formi da sola è il modo più comune per bruciare un tentativo di cambio e dover ricominciare da capo mesi dopo.
Se l'amministratore non convoca
Capita, e non è raro: l'amministratore che si sente messo in discussione non ha alcuna fretta di convocare l'assemblea che lo revoca.
Anche qui il codice ha già una soluzione, e sta nell'articolo 66 delle disposizioni di attuazione. Almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio possono chiedere la convocazione per iscritto. Se passano dieci giorni dalla richiesta senza che l'amministratore convochi, quei condomini possono convocare l'assemblea direttamente, da soli.
È un potere che pochi conoscono, e vale la pena documentarlo con cura: una raccomandata o una PEC con la richiesta, la data di invio ben visibile, e i dieci giorni che cominciano a contare da lì.
Quando si va dal giudice
C'è poi una strada diversa, riservata ai casi più seri: la revoca giudiziale. Ogni condomino, anche da solo, può chiedere al giudice di revocare l'amministratore in presenza di gravi irregolarità nella gestione.
Il comma 12 dello stesso articolo 1129 ne elenca una serie, e alcune sono molto concrete: non aver comunicato ai condomini i dati del conto corrente del condominio, non aver aperto o non aver mai utilizzato quel conto corrente, aver trascurato la tenuta dei registri obbligatori. Sono situazioni che un condomino attento nota spesso da solo, senza bisogno di essere un tecnico.
La revoca giudiziale è più lenta e più costosa di quella assembleare, e va vista come ultima risorsa. Se in assemblea si riescono a raccogliere i 500 millesimi, conviene sempre passare da lì.
Il passaggio di consegne: dove le cose vanno storte
Arriviamo alla parte che, in trent'anni di lavoro, mi ha fatto perdere più tempo di ogni altra: la consegna delle carte.
Lo stesso articolo 1129, al comma 8, è netto: alla fine dell'incarico l'amministratore uscente deve consegnare tutta la documentazione del condominio e dei singoli condomini. Contabilità, verbali, contratti, pratiche in corso. Deve anche portare a termine le attività urgenti, quelle che non possono aspettare il cambio senza creare un danno, come un pagamento con scadenza imminente o un intervento di sicurezza già avviato.
In teoria è semplice. In pratica capita che l'amministratore uscente si prenda settimane, che consegni faldoni incompleti, che non trovi più le credenziali del gestionale o i codici di accesso al conto corrente. Ho visto consegne fatte con un pacco di fogli sciolti, senza indice e senza gli estratti conto degli ultimi mesi, che il nuovo amministratore ha dovuto ricostruire pezzo per pezzo prima ancora di poter lavorare. Se il rapporto con lui resta civile, di solito basta qualche telefonata e una scadenza chiara messa per iscritto dal nuovo amministratore.
Se la resistenza continua, il nuovo amministratore può diffidare formalmente quello uscente, fissando un termine preciso. Se non basta nemmeno questo, resta la strada giudiziale, che però va usata con giudizio: è lenta, e nel frattempo il condominio resta senza una contabilità aggiornata, il che complica proprio la gestione che si voleva migliorare cambiando amministratore.
Come scegliere quello nuovo
Mentre si organizza il cambio, vale la pena non ripetere l'errore che ha portato al malcontento con quello vecchio: scegliere sulla fiducia o sul prezzo più basso, senza guardare le carte.
C'è un punto di legge che protegge parecchio e che pochi conoscono, sempre nell'articolo 1129, al comma 14: quando il nuovo amministratore accetta l'incarico, deve specificare analiticamente l'importo dovuto a titolo di compenso, voce per voce. Se non lo fa, la nomina è nulla. Non annullabile: nulla.
Significa che potete e dovete pretendere un preventivo scritto e dettagliato, non un numero detto al telefono. Ne ho scritto più a fondo in quanto costa un amministratore, che vale la pena leggere prima di firmare qualsiasi accettazione.
Oltre al preventivo, chiedete da quanti anni fa questo lavoro, quanti condomini gestisce già e come organizza le urgenze fuori orario. Chi ha appena iniziato non è per forza peggiore, ma un condominio che sta uscendo da un rapporto difficile ha bisogno soprattutto di chiarezza: sapere chi risponde al telefono, chi firma i pagamenti, chi risponde quando qualcosa va storto.
In breve
Cambiare amministratore si può fare in ogni momento, senza bisogno di una colpa da dimostrare. Il lavoro vero sta nel raccogliere i 500 millesimi in assemblea, non nel trovare un motivo. Una volta deciso, conviene seguire con attenzione sia la consegna delle carte sia il preventivo del nuovo, perché è lì che si gioca la qualità del cambio.